【推荐】档案管理制度
在快速变化和不断变革的今天，制度使用的情况越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。一般制度是怎么制定的呢？以下是小编为大家收集的档案管理制度，欢迎大家分享。
档案管理制度1
第一章总则
一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类
一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。
六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。
七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。
九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。
十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章档案管理的责任分配
一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章文件合同归档要求
一、文件合同编号规则
合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：ST-20xx－XS－0001－HT
1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。
4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称。
二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。
七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章合同档案保管期限及销毁
一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的.永久保存。
三、档案销毁：
1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第六章档案借阅
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。
三、借出档案借用期限为一周。
借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章责罚制度
一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；
三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；
四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第八章附则
一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
档案管理制度2
一、目的
加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；
2）负责对本部门档案管理的监督检查。
5、各公司总监/副总
1）负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。
c)档案资料的.日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-20xx不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。
6、档案移交公司的流程
a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
b)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。
c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，定稿在后；
结论在前，依据在后。
d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
e)行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；
f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；
7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。
档案管理制度3
一、 总则
集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。
2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二、归档范围
1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)
5、政府、项目批文、合同；
6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等)；
7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸；
8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划；
9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同)；
10、公司有效证照、证件、印章；
11、具有法律效力及保存价值的文件；
12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料；
15、其他有必要归档管理的.资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三、 档案保管期限
1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。
2、确定集团档案保管期限的原则
(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
四、档案的借阅
1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。
5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。
6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
五、档案的鉴定与销毁
1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。
4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
档案管理制度4
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的`，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
档案管理制度5
一、乡（镇）、办事处消防工作职责
（一）宣传和贯彻实施消防法律、法规、规章，落实上级指示精神，增强公民消防安全意识。
（二）将辖区消防建设和管理纳入社会治安综合治理和平安建设的内容，结合实际，制定消防工作计划，定期召开消防工作会议，分析消防安全工作形势，研究部署工作任务。
（三）建立消防安全责任制，与社区居民员会或村民员会、辖区各单位、签订消防安全目标责任书，定期考核，实施奖惩。
（四）指导和督促社区居民员会或村民员会开展群众性消防工作，在农业收获季节，重节日期间以及火灾多发季节，组织开展消防安全检查，采取防火措施，消除火灾隐患。
（五）建立固定消防宣传设施，组织开展有针对性消防宣传教育，落实每月一次的`消防宣传，提高公民火灾防范意识。
（六）指导社区居民员会或村民员会和辖区单位建立群众性消防组织，配备必要的消防器材。协助消防部门进行火灾扑救，配合处理火灾善后。
（七）根据上级要求或针对辖区实际，开展消防咨询，组织开展消防安全专项整治活动，协助消防部门和派出所查处火灾隐患和消防违法违章行为。
（八）乡（镇）要按照“四有”标准，建立农村乡镇多种形式消防队，加强管理和训练，提高对农村火灾的防范和处置能力。
（九）重视和加强消防工作，为开展消防工作提供必要的经费保障。
二、社区（村）消防工作职责
（一）确定消防安全管理人，按照乡（镇）、办事处的统一部署和安排，做好辖区消防安全工作，维护辖区的消防安全。
（二）对居（村）民住宅楼院的消防安全进行检查、巡逻，发现并纠正消防违章行为。
（三）维护保养辖区公共消防设施、器材，确保完整好用。
（四）健全消防安全制度，完善消防工作档案。
（五）制定居（村）民防火公约，协助政府及机关等部门开展消防安全教育，定期向居（村）民家庭发放消防宣传材料，为辖区老、弱、病、残和孤寡老人提供消防安全服务。
（六）辖区发生火灾，及时组织疏散周围群众，拨打119火警电话报警，组织人员扑救初期火灾。火灾扑灭后，协助消防部门保护火灾现场，调查火灾原因，统计火灾损失。
档案管理制度6
1 产生目的
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。
2 适用范围
适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
3 正文
3.1 文件资料的收集
3.1.1 收集范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：
3.1.1.1 上级来文
(1) 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;
(2) 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
(1) 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;
(2) 公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;
(3) 公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件;
(4) 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;
(5) 反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;
(6) 公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料;
(7) 公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;
(8) 公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;
(9) 公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料;
(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;
(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;
(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;
(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;
(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料;
(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;
(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;
(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;
(18)公司签订的各种合同、协议等材料;
(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;
(20)各种普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中应注意的问题
3.1.2.1 公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2 正文和附件要同时收集。
3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存档，但特别重要的.文件例外。
3.1.2.4 作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件，一经发现要补充完整后再立卷归档。
3.1.2.5 有领导重要批示意见的文件处理单，应随文件一起存档。
3.1.2.6 有请示无批复的文件，应当查明原因，采取补救措施补齐，没有书面文件的，应注明情况，并加盖公章。
3.1.2.7 用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿，应退回文件撰稿单位复制。
3.1.2.8 经多方查找，证明确实已丢失的文件，应用公用信笺写上文件名称，注明丢失原因，加盖公章，替代所丢文件归档。
3.2 立卷归档
3.2.1 公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
3.2.2 文件材料的分类
应先按文件材料的重要性，在收藏时间上分为永久、长期、短期三种，然后依据事先编好的立卷类目，从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。
3.2.3 立卷分工
3.2.3.1 各单位形成的文件，自行立卷;
3.2.3.2 下级单位报来的重要的、批办了的文件，由承办单位立卷;
3.2.3.3 上级单位颁发的专业性文件，由承办单位立卷;非专业性文件，由办公室立卷。
3.2.4 归档
3.2.4.1 各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理)。
3.2.4.2 各种文件、资料，按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。
3.2.4.3 不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
3.2.4.4 卷必须整齐，底图一律按要求存放，以便保管、查阅。
3.3 档案保管
3.3.1 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.3.3 底图入库要认真检查，平放或卷放。
3.3.4 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
3.4 档案借阅
3.4.1 借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
3.4.2 借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3.4.3 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
3.4.4 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
3.4.5 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
3.4.6 底图一般不予外借。
3.5 档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件材料，经公司领导批准，可以定期销毁。
3.6 档案统计
3.6.1 销毁秘密公文，应进行登记，有2人监督，保证不丢失、不漏销。
3.6.2 要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。
3.6.3 除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外，还应做好档案统计的基础工作。
3.6.4 统计数字要准确真实。
3.6.5 对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计，以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。
3.7 档案保密
3.7.1 档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
3.7.2 不得传播、议论有关机密问题。
3.7.3 档案资料不准带到公共场所。
档案管理制度7
一、档案管理人员要主动及时地收集各种档案资料，对接收来的各种档案要及时进行登记，统计、分类、编号和整理、鉴定。
二、按不同档案分专柜存放，做到勤检查、勤调整、防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光。
三、严格保密，维护档案的完整和安全。
四、按规定及时承办鉴定和销毁已过保管期限和无保存价值的档案。
五、档案室钥匙专人保管，门窗及时关锁，闲人严禁入内。
六、保持档案室的'整洁卫生。
七、建立对档案工作的监督，发现问题及时改进。
八、档案人员调动时，必须进行档案全面清点，做好交接工作。
九、建立电脑数据库，实行微机管理。
十、借阅档案要做好保管，不得损坏、丢失或修改，档案员要做好借阅记录。
档案管理制度8
为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交
1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的'合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法
1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
档案管理制度9
1、技术档案管理各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。
技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料;
设备的规范、标准、各项制度及技术标准;
设备新技术信息及资料;
职工技术考核标准及资料。
1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。
1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。
1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。
1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。
1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。
除图书外,档案资料严禁带出大厦。
重要资料只限在资料室内阅读。
1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。
借期为一个月,到期应办理续借手续。
图书不得在个人手中长期持有。
1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。
2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。
为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。
现代化设备管理的`一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的规律,使设备能够达到最高的综合效率。
设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。
设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应该做到帐物相符。
3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。
这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。
4质量记录《设备档案卡》ed-tb-0309-113《设备编号法则》
档案管理制度10
第一章总则
第一条为了加强集团公司审计档案管理工作,规范审计档案的收集、整理、归档、保管、查阅、统计及销毁等,以利于严守集团机密。根据《中华人民共和国档案法》、《审计署关于内部审计工作的规定》、《中国内部审计准则》及《甘肃第五建设集团公司内部审计工作规定》,结合工作实际,制定本办法。
第二条审计档案是内部审计机构在进行审计活动中直接形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。
第二章收集整理
第三条审计档案应当按照层次进行分类收集。审计档案层次分类主要有:
(一)审计计划和结果管理类资料;
(二)审计工作底稿、基础归纳、汇总论述类资料;
(三)审计原始摘录、内外部证明类资料;
(四)被审计单位提供原始类及复制类资料。
第四条审计工作底稿资料应记录审计程序实施过程、审计事项核实、复核意见、审计初步评价意见等,审计底稿还应注明审计项目相关信息、审计外勤内勤时间等基本审计信息。
第五条审计档案整理应当及时、规范有序,建立索引编码;明确专人负责审计档案的管理。
第三章复查审核
第六条审计工作底稿等资料都应经过审核,应保持谨慎性。
第七条审计工作底稿等资料审查应由内审机构负责人全面负责,也可授权有关人员审查。
第八条审计档案应有记录及复核人员签署。
第九条审计档案应保持完整性,层次分明。
第十条健全审计工作档案复核制度,提高审计工作质量。
第四章立卷归档
第十一条审计工作结束后,应当立卷归档,建立审计项目档案,由审计人员按审计项目进行整理组卷,封面项目填写齐全,书写工整、装订牢固、四边整齐。
第十二条审计档案资料包括,但不限于:
(一)审计报告、审计结果沟通书及管理声明书;
(二)审计决定书、审计处理处罚书及审计建议书;
(三)被审计单位整改报告及附件资料;
(四)审计组相关说明及被审计单位执行审计决定情况;
(五)审计实施方案及审计通知;
(六)审计调查、复查或后续审计资料;
(七)内外部审计证据和工作底稿分项资料;
(八)被审计单位提供的`原始或复制资料;
(九)审计过程形成笔录、信函、纪要及举报等相关资料。
第十三条审计档案应当进行登记造册,档案管理人员发生变动时,应按照审计工作规定办理移交手续。
第五章保管使用
第十四条审计档案的保管期限分为永久、定期两类,凡涉及集团重大投资、重要审计发现和由董事会下达的重大审计项目形成的审计档案应作永久保存。
第十五条审计档案由内审机构负责保存管理,审计人员应恪守保密原则。
审计档案一般不对外调阅,任何调用行为,都要经过内审机构负责人批准,报经集团公司董事会同意。
第十六条在工作需要时,依照调用程序并得到集团公司董事会批准及征求法律顾问意见后,提供给外部审计或司法部门。
第十七条审计档案管理应严格依法依规进行。
第六章附则
第十八条本办法可根据具体情况适时修订完善。
第十九条本办法自20xx年11月1日起施行。本办法是对20xx年10月1日制定印发的审计档案管理办法,经过研究修订形成,原办法同时废止。
第二十条本办法由集团公司审计机构负责解释。
档案管理制度11
为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则
1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。 ①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理; ②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借;
3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交
1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查;投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档;项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档;项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
四、档案资料的管理办法
1、档案管理人员要加强对档案资料的整理工作，并进行分类汇总，编制统计清单，以电子档形式备案方便查阅，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
2、项目部或个人档案资料查询可在项目部查阅影印件;确因工作需要须借出资料原件查阅，须经公司部门主管领导签字同意后，方可在合同管理员处办理相关借阅手续，档案资料原件无特殊情况不得外借。
3、档案资料的'保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
4、保存的档案资料每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。
5、借阅人不得涂改、伪造、撕毁档案资料，违者视情节予以处罚。
6、档案资料柜钥匙供2份，管理员1份，另一份由成本部杨鲜峰留存，以备不时之需。其他人不得擅自挪用档案柜钥匙，更不能私自复制。
7、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
档案管理制度12
1、学校营养餐工作建立档案，由分管此项工作老师专人管理。
2、上级主管部门关于营养餐工作下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须归档备查。
3、学校制定的`营养餐工作各种管理制度，突发安全事故应急预案和组织领导机构等材料都要装订归档。
4、学校接收、发放营养餐情况等材料必须及时归档，按自然月份存放。
5、对于突发事故，应同步介入收集相关材料归档备查。
6、学校营养餐工作档案实行借还登记制度，按档案管理条例进行管理。
7、管理人员随时搞好营养餐工作档案的保管，注意防盗、防火、防遗失。
8、管理人员随时注意收集整理营养餐工程材料并及时归档。若发生遗漏和失误要追究管理者的责任。
9、档案的资料必须真实、准确，为各级主管部门检查营养餐工程落实情况提供详实的资料依据。
10、借阅档案须经学校领导同意，并办理借阅登记手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。
档案管理制度13
1、非本室工作人员，未经同意，不得进入库房。
2、档案室内不得存放与档案工作无关的物品，并始终保持室内整洁。
3、按照防火、防尘、防盗、防潮、防光、防虫鼠的要求，设置窗帘、樟脑精，配置气体灭火机，适时进行库房密闭通风等措施。
4、档案装具统一，存放排列整齐，箱（柜）统一编号并标明所存档案类别及年代。
5、定期清点核实存档案，级差档案褪变，破损情况，发现问题及时汇报、及时解决。
档案管理制度14
第一章 总则
一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章 合同分类
一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。
二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。
三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。
四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。
五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。
八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。
第三章 档案管理的.责任分配
一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。
经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门设档案管理员予以协助管理。
各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。
第四章 文件合同归档要求
一、文件合同编号规则
合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。
文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。
基本模式：ST - 20xx － XS － 0001 － HT
1． 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2． 分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3． 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 …… 表示公司当年某一类合同的序号。
4． 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；
二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。
五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。 七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。
第五章 合同档案保管期限及销毁
一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
二、合同金额在50万元（不含）以下的保存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年； 合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年； 合同金额在5000万元以上的永久保存。
三、档案销毁：
1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。
第六章 档案借阅
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。
三、借出档案借用期限为一周。
借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。
第七章 责罚制度
一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；
三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；
四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。
第八章 附则
一、 本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、 本制度自下发之日起执行。
三、 附件
附件1 《档案移交单》
附件2 《档案借阅单》
附件3 《档案销毁清单》
附件4 《合同登记本》
档案管理制度15
一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。
二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。
三、档案整理。按规定制定统一的.档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。
四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。
五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。
六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。
七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密
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