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学生会档案管理制度

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学生会档案管理制度

　　在生活中，接触到制度的地方越来越多，制度具有使我们知道，应该做什么，不应该做什么，惩恶扬善、维护公平的作用。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下面是小编收集整理的学生会档案管理制度，欢迎大家分享。

学生会档案管理制度

学生会档案管理制度1

　　第一章总则

　　学生会档案是广大学生会成员在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表等不同载体的文件材料，是学生会各项工作的历史记录也是学生会决策和考核干部的重要依据。为了加强学生会档案工作，提高档案管理水平，充分发挥其在学生会各项工作中的作用，特定下述规定标准：

　　第二章日常档案整理标准

　　一、立卷归档制度

　　（一）归档范围：凡是校、系学生会在各项工作活动中直接形成并具有

　　查考、保存价值的各种计划、表格、报道、照片等不同形式和载体的文件材料，均应由秘书处归档，所有校、系、部门不得以任何借口拒绝归档。

　　以下资料应归入学生会档案

　　（1）学生会工作计划、总结、报告、通知、决定及规章制度；

　　（2）秘书处关于学生会的工作向学生会主席的请示及批复；

　　（3）关于表彰校、系优秀学生干部和先进个人的'材料；

　　（4）关于每学期被评为优秀部门、优秀部长、优秀部员的材料；

　　（5）批准加入学生会的材料及因其他原因退出学生会的材料；

　　（6）系组织举办活动的有关资料。

　　（7）学生社团组织的名称、会员名单、章程、刊物及学生社团组织的

　　主要活动的有关材料；

　　（二）归档时间：一学期中，部门形成的各种不同形式和载体的文件材料，在新学期到来之前由秘书处统一整理并归档立卷。

　　（三）归档要求：

　　第一条学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料，是学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

　　第二条学生会档案由办公室统一分类管理。各部门档案由本部门成员整理，办公室监督管理。每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

　　第三条学生会档案包括成员档案、工作档案及活动档案等。

　　第四条各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须一式两份由办公室统一存档，以备查找。

　　第五条档案上交日期：视不同类型档案而定。

　　第六条档案形式要求：对于各部文件档案，应有文本档案（a4纸打印）和电子档案两种版本。

　　二、档案保管制度

　　1、学生会办公室是档案存放的机要重地，必须加强管理，非学生会成员在无学生会成员的管理下一律不得随意进入办公室。

　　2、档案管理工作统一由学生会秘书处主管，秘书长集中负责，对各种信息资料进行分类、整理、归档，及时进行总结，并做好保管和保密工作，确保档案的完整、准确。

　　3、学生会各类档案是对学生会各部部长及成员工作表现作综合评价的重要依据，也是对学生干部进行考核和评优的依据。档案要求做到内容齐全、分类清楚、不漏不重、装订规范、检索方便、管理完备。若秘书处成员有遗失、损坏档案情节秘书处将给予相应的处分。

　　4、任何人不准随便翻阅档案，若需要先向秘书处提出申请，秘书处可根据档案材质作出决定，重大事项请示主席团。

　　5、各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该在3日（特殊情况除外）之内归还，若有遗失应作出书面检讨，秘书处会作出相应的通告、批评。

　　第三章档案存放办法

　　第一条学生会各部门档案都存于办公室。

　　第二条将文件存放于文件袋和文件盒中，便于取阅与存放。贴上标签，注明质，部门。

　　第三条文件按照8个部门存放，查阅。以组织部为例：注：个人履历简介、日常工作评定及思想总结，各部每位成员都交；剩余各项各部交一份即可。

　　第四条其他部门档案均按以上模式归档。

　　第四章档案查阅办法

　　（一）借阅要求

　　1、全部档案存于办公室档案柜，由办公室主任负责；

　　2、凡中途离职、撤职、辞职干部，其个人档案在其离职之日撤出总档案；

　　3、干部任职期满之日，应保留干部的个人档案至其毕业，供评价其工作成绩和毕业时推荐就业之用；

　　4、任何部门或个人需要向秘书处借阅有关文件时，必先提出申请，经办公室视文件的重要程度作出合理安排，经填写[档案借阅登记表"，方可借阅；

　　5、学生会部级以上（含部长）工作人员方有资格借阅有关文档，其他人员档案借阅需由本人提出申请，经所属部门部长签字同意，办公室主任批准，档案出借期间责任由部长负责；

　　6、在清理档案时，对2年以上的档案，应打包封存，并注明起止时间，内容。如要销毁某些档案，必须经上级机关审查。一般每四年清理销毁一批不具备保留意义的档案。

　　（二）借阅程序

　　1、档案具备[档案借阅登记表"（办公室）；

　　2、内部人员借阅资料时，应办理好登记手续（包括资料内容，借阅时间，借阅人，联系方式等）并及时归还；

　　3、其他各单位借阅资料时，应提出申请，做好登记手续，外借档案不得为档案原件。

　　第五章附表

　　（一）档案文件借阅登记表

　　（二）收档登记表注：收档登记表按部门登记，办公室成员会分派到各部进行登记。

　　第六章附则

　　第十二条学生会每年换届时，以往文件移交下届常委会及办公室作为参考。

　　第十三条本制度自颁布之日起施行

　　第十四条其他未尽事宜由秘书处请示主席团后决定。

学生会档案管理制度2

　　一、日常档案工作办法

　　1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

　　2、校学生会档案由办公室分类统一管理；各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

　　3、校学生会档案包括人事档案，工作档案，财务档案及活动档案。

　　4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。

　　5、档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带，CD，VCD等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。

　　6、档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。

　　7、档案上交时由办公室签收。

　　二、档案内容要求：

　　（一）人事档案包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料，由主席团负责考察记录。

　　1、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。

　　2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

　　3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。

　　（二）工作档案包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。

　　l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。

　　2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

　　（三）财务档案包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。

　　（四）活动档案

　　1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿，照片等各种文字与图像资料。

　　2、活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。

　　三、档案查阅办法

　　1，查阅要求：

　　1）各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

　　2）各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的.警告、批评。

　　3）查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

　　4）认真填写索档单，并由部长以上签名。

　　5）各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。

　　6）档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

　　2、借阅手续：

　　（1）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

　　（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

　　（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。

　　（4）复制文件必须征得主席团的同意。

　　8、外单位借阅校学生会工作档案的，需向团委提出书面申请，并经主席签字同意后方可，秘书处的对外借档案应做好外借登记（包括编号、内容、时间、借阅人员的个人资料、签名主席、记录人员），外借期限为一周。

　　9、外借档案不得为档案原件。

学生会档案管理制度3

　　学生会档案是学生会在工作和各种活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件资料,它起着凭证、依据和史料的作用,并为团委指导帮助学生会开展工作提供丰富材料。

　　一、工作部门

　　1、学生会档案管理工作由院学生会办公室档案组成员负责统一管理;

　　2、各部门应设管理本部门档案的副部长,负责日常档案的收集、整理以及保管工作;

　　3、各部门负责档案的副部长应与办公室加强联系,沟通思想,交流经验,以便于档案管理制度的顺利推行。

　　二、学生会档案的分类及内容

　　1、学生会档案分类为:各类文件类(上级文件、申报表、申请表)、会议记录类、人事档案类(包括各部门及其干部档案类奖惩记录类)、工作计划类活动内容及工作总结类及其他共六类。

　　有关档案都将据此分类:

　　(1)文件类:

　　文件(包括上级文件、申请表、申报表)一律按a4纸一份归类存档;

　　(2)会议记录类:

　　各个部门根据各自部门会议情况包括会议时间、地点、会议内容、会议签到情况于学期末把本学期部门会议;

　　(3)人事档案类:

　　学生会人事档案包括院学生会人事任免、调动、奖惩等情况。主要由办公室配合收集资料的完善;

　　(4)工作计划类:

　　学生会各部门每学期工作开始(开学第一、二周)都应向学生会主席团呈交一份详细的工作计划,做出本部门在未来一学期内的各项工作设想。此工作计划保留存档,以利于期末部门考核时起参照作用;

　　(5)活动内容类:

　　学生会各部门组织活动应当制定活动计划书(策划书),并于活动结束后及时做出活动总结,并把工作总结于活动结束后3天内交于办公室,此工作计划保留存档,以利于期末部门考核时起参照作用;凡学生会集体获得的`奖品、纪念品作为工作成绩的体现,必须交给办公室妥善处理,任何人不得私自占有。

　　(6)工作内容类:

　　各部门于学期末要上交一份各项工作的详细记录。部长和副部长级以上的干部则须递交一份详细的职务报告,报告应介绍任职期间的工作内容及工作经验教训,并存入档案;

　　2、学生会成员档案管理:

　　学生会办公室档案组成员把各届学生会成员的档案设宗,主要含以下材料:

　　(1)学生会干部个人档案;

　　(2)学生会干部各学期的工作总结以及工作成绩评定;

　　(3)与学生会干部本人有关的各类文字材料;

　　(4)各类材料均一式两份。

　　三、档案管理原则

　　1、当有办公室档案管理员在场时,直接由管理员负责归档;

　　2、管理员不在时,应及时通知管理员,由管理员整理归档;

　　3、管理员归档时,应详细填写档案管理纪录;

　　4、未经过主席或者办公室主任同意,任何人不得以私人借口借阅档案;

　　5、调档时,必须持有主席的签字证明;

　　6、调档时,必须有档案管理人员在场做详细记录,并填写档案借阅表;

　　7、档案一旦遗失,管理人员应立即上报有关部门并及时补档;

　　8、档案管理员不得私自翻看档案;

　　9、未经有关部门同意,任何人不得擅自改动档案,否则一经查实,报主席团严肃处理;

　　10、档案管理人员必须定期整理核查档案。

　　四、档案内容要求:

　　1、活动策划书、活动筹备情况、活动及进程结果、活动结束后整理得经验、教训;

　　2、活动新闻稿。(对于比赛类活动,必注明各轮次的战况及获胜方)

　　五、档案查阅办法:

　　为了加强档案管理工作,办公室应完整、科学地保管好学生会的档案材料,以备查询、参考、交流,特制订本细则。

　　1、查阅前请对照办公室档案清单,明确档案名称详细资料;

　　2、认真填写档案借阅登记表,并由审批人(部长)同意;

　　3、各部门在指定时间办理查档手续,并确认归还日期;

　　4、档案查阅完毕后请及时归还,过期不还且未讲明原因的讲上报主席团并做严肃处理;

　　5、本细则适用于学生会在各项工作中直接形成的,对今后工作具有查考、利用价值的各种文字、图样、图表、奖证、声、像等不同形式的历史记录材料的管理工作。

　　六、档案的要求:

　　为加强学生会工作档案管理制度的系统性、完整性和科学性,使学生会工作形成一定的历史资料,特建立本制度。档案制度总则在于规范学生会各类文件资料的管理,利于查询借阅及其他相关工作的有效开展。

　　1、学生会办公室每年换任之前整理本学年档案资料分类入库,每届学生会换届之前应整理转交本届学生会档案;

　　2、学期初,由办公室负责收集整理学生会各部门部员最新名单及联系方式;学期末,干部评定等一切评定资料及其结果应及时上交办公室并存档;

　　3、遇有学生会干部工作调动或辞职离任时,要及时报于办公室备案;

　　4、对符合规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向档案组或者档案工作人员移交,集中管理,任何人不得据为己有;

　　5、院学生会的其它文件及文字资料是否列入院学生会档案,由院学生会办公室决定;

　　6、属于学生会所有的档案,由委员会决定公布:未经上述机构同意,任何组织和个人无权公布。办公室有权查询并作相应处理。

　　七、档案资料范围:

　　本制度所称“档案”包括以下内容:

　　1、各级文件;学生会成员名单及主要学生干部档案;学生会各部门的工作计划、总结活动照片,dv记录等;学生会财务记录、值班记录和会议记录;历届学生会的考核表;学生会的工作简报及上报的其它资料;以及各系学生会、各班委通讯录;以及委员认为要保存的其它资料;

　　2、档案要做到格式规范、内容完备、条理清楚,手写的应用碳素墨水工整书写。a4纸文档是指文书、档案等原始的或电子的资料。

　　八、本制度要求全体学生会全体干部认真遵守执行。

　　九、本制度由院学生会办公室负责监督执行。

　　十、本制度最终解释权归德化陶瓷职业技术学院学生委员会。

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