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物业档案管理制度

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物业档案管理制度【经典】

　　现如今，制度对人们来说越来越重要，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编为大家收集的物业档案管理制度，仅供参考，大家一起来看看吧。

物业档案管理制度【经典】

物业档案管理制度1

　　依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、档案工作的基本原则

　　档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的'文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

　　二、文件资料点收、整理和归档

　　1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

　　2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。

　　3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

　　4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

　　三、档卷管理

　　1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

　　2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

　　4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

　　四、档案调、借阅

　　1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

　　2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

　　3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。

物业档案管理制度2

　　物业管理公司档案管理制度提要：

　　一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

　　二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

　　第一章、总则

　　档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。

　　第二章、档案分类

　　一、综合类

　　（一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等；

　　（二）公司编文号的全部文件；

　　（三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件；

　　（四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复；

　　（五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；

　　（六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；

　　（七）政府各级部门发送的文件；

　　（八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录；

　　（九）介绍信、信函存根、电报底稿；

　　（十）公司档案的交接清册和销毁清册；

　　（十一）各职能部门、综合类档案目录。

　　二、经营管理类

　　（一）各职能部门管理文件、重要资料目录；

　　（二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况；

　　（三）公司各部经济考核指标；

　　（四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；

　　（五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。

　　三、财务类

　　（一）年度审计报告；

　　（二）年初预算报告；

　　（三）财务分析报告；

　　（四）财务存档资料、文件目录。

　　四、人事类

　　（一）公司领导成员的`任免申报及上级批复；

　　（二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册

　　（三）职工奖惩情况记录；

　　（四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；

　　（五）劳动工资报表（年报）；

　　（六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料

　　五、行政类

　　（一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；

　　（二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）；

　　（三）购买固定资产计划、资料。

　　六、工程类

　　接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。

　　备注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、档案保管

　　一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。

　　二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

　　三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。

　　四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。

　　五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。

　　六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。

　　第四章、档案借阅

　　一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

　　二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

　　三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。

　　四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。

　　第五章、立卷归档

　　一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。

　　二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。

　　三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。

　　二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。

物业档案管理制度3

　　1、目的

　　为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用提供有效参考，特制定本制度。

　　2、适用范围

　　佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。

　　3、原则

　　统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性；

　　4、职责

　　4.1本部人力资源职能部门

　　4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。

　　4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。

　　4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作。

　　4.2各下属分公司人力资源职能部门

　　4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心A系列员工的人事档案。

　　4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。

　　4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作。

　　4.3各物业服务中心

　　4.3.1收集、整理、立卷、保管各服务中心B系列员工的人事档案。

　　4.3.2负责B系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。

　　5、内容

　　5.1人事档案管理流程

　　5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。

　　5.3档案编码

　　5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。

　　5.3.2 E—HR系统中的`员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为A。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序A00012”。

　　5.4档案查阅权限

　　5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案。

　　5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案。

　　5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属B系列员工的档案。

　　5.4.4其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。

　　5.5人事档案借阅手续

　　由借阅人填写《档案借阅申请单》，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。

　　5.6档案调动

　　跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写《档案移交清单》一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。

　　5.7离职员工档案

　　5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。

　　5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》，报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后，进行粉碎处理。

　　5.8严格人事档案的收集、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。

　　5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必须检查封条是否完好，按《档案移交清单》进行清点再存档。

　　5.10人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，目录清楚、编列有序、装订规范。

　　6、附则

　　6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。

　　6.2附件

　　人事档案资料封面

　　人事档案存档目录人事档案借阅申请表

　　人事档案移交清单人事档案销毁审批表（B系列员工）

　　佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二○○九年八月四日

物业档案管理制度4

　　(1)维修档案属工程档案的一部份，由工程部文员统一管理。

　　(2)设备维修档案按强电、弱电、机管、电梯、空调、装修、用户单元内设施分类。

　　(3)用户单元维修档案用标签按不同档案分开，其他档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

　　(4)文员根据返回工程部的维修单每天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的`“维修管理”项目。

　　(5)文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

　　(6)文员每月对维修档案记录、维修单等进行整理，并分类归档。

　　(7)维修档案为评估大厦设备运行情况和用户室内设备状况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由工程部经理、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

物业档案管理制度5

　　1、技术档案管理各类技术资料必须分类装订成册,编制目录,专人管理及制订借用制度。

　　技术档案一般可分成四类:物业施工竣工验收的整套档案资料;

　　设备的规范、标准、各项制度及技术标准;

　　设备新技术信息及资料;

　　职工技术考核标准及资料。

　　1.1所有工程技术资料、图纸、使用说明书、工具书、工程维修保养原始记录等均作为工程技术档案在工程部资料室归档统一保管。

　　1.2文件、资料是大厦的重要财富,人人都要爱惜。

　　1.3未经批准,不得将任何资料借给本公司以外人员。

　　1.4重要的工程技术档案应保存原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。

　　1.5档案资料借阅要严格履行借阅手续。

　　除图书外,档案资料严禁带出大厦。

　　重要资料只限在资料室内阅读。

　　1.6借阅图书每次限借一本,特殊情况需得到总工程师批准。

　　借期为一个月,到期应办理续借手续。

　　图书不得在个人手中长期持有。

　　1.7对档案资料,借阅人不得裁减、抽页、乱画、涂改,保持版面清洁。

　　2、设备登记卡设备登记卡是设备管理的主要依据,每一台设备都应设立一张登记卡。

　　为了便于查阅,可按设备系统分别装订成册。

　　现代化设备管理的一条重要经验,就是重视对设备状况及维修保养工作情况的调查和统计,系统地、有计划地积累分析原始记录,在调查分析中研究设备维修保养工作的`规律,使设备能够达到最高的综合效率。

　　设备登记卡应包括设备检查、维修保养记录,设备缺陷记录以及重大事故记录,这些可作为设备计划检修和确保设备正常运行的重要依据,也是设备技术改造、报废的主要依据。

　　设备一般每年按设备登记卡进行一次全面的清点核对,应该做到帐物相符。

　　3用户设备档案卡物业的每套客房可认为是为用户服务的独立设备,因此,每一独立单元需设立一张用户单元设备档案卡。

　　这有利于掌握对用户设备的完好程度及设备返修率程度的了解。

　　4质量记录《设备档案卡》ed-tb-0309-113《设备编号法则》

物业档案管理制度6

　　为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。

　　1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。

　　2、设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。

　　3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。

　　4、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。

　　5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。

　　6、形成物业档案的'部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。

　　7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。

　　8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。

　　9、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。

　　10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。

　　11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。

　　12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。

物业档案管理制度7

　　一、物业管理公司档案管理规定:

　　1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

　　2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

　　3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

　　4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

　　5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。

　　6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

　　7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。

　　8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。

　　9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

　　二、物业管理公司保密规定:

　　1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。

　　2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

　　3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

　　4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

　　5.公司制定的'各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

　　6.发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

　　7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

　　8.员工因执行保密规定不当，致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

　　三、物业管理公司档案资料:

　　1、物业管理公司验收档案:

　　1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);

　　2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;

　　3)机电设备保养合约;

　　4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);

　　5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);

　　6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);

　　2、物业管理公司二次装修档案:

　　1)用户单元二次装修图则及审批手续;

　　2)二次装修期间管理处监督检查资料;

　　3、业户资料:

　　1)入伙情况记录;

　　2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);

　　4、物业管理公司管理文本汇编:

　　1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;

　　2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;

　　3)物业管理公司各项管理分包合约;

　　5、物业管理公司设备维修保养类:

　　1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;

　　2)各类设施设备有独立的维修档案，及日常巡检维修记录;

　　3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;

　　4)物业管理处有用户维修保修单，维修后应有回访记录;

　　6、物业管理公司设施设备检测类:

　　1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;

　　2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存记录，清洗后要有卫生部门水质检测报告，清洗工作应有有效体检证明;

　　4)避雷系统要有定期检测报告;

　　5)应有定期沉降检测报告;

　　6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录，烟感及温感探头应有定期测试工作记录;

　　7)其它设施设备检测记录资料;

　　7、物业管理公司物业管理处运作类:

　　1)正式文件应用电脑打印操作，并有规定的电脑档号及存档目录记录;

　　2)物业管理公司管理费收缴情况

　　3)物业管理公司管理费财务报告

　　4)物业管理公司物业管理处运作报告;

　　物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委员会的会议)

　　x物业管理公司物业管理处值班记录

　　x保安值班记录

　　x设备值班与巡检记录

　　x管理工作计划与报告

　　x工程设备管理计划与报告

　　x物业管理公司物业管理处往来信函

　　x用户报修与投诉处理记录

　　x承包商维修或保养工作情况记录

物业档案管理制度8

　　一、背景介绍

　　随着经济的不断发展和城市化的进程，物业管理在城市生活中扮演着重要的角色。为了更好地管理和服务物业客户，建立一套健全的物业客户档案管理制度是必不可少的。

　　二、目的和意义

　　确保物业客户信息的统一、完整和准确；

　　2 、提高物业服务效率和水平；

　　3 、为物业决策提供可靠的数据参考；

　　4 、加强与物业客户的沟通和合作。

　　三、档案建立与管理

　　1 、档案建立

　　（1）在客户入住物业前，要求客户提供个人身份证明、联系方式、家庭成员及单位情况等基本信息，建立客户档案；

　　（2）对于企事业单位客户，还应建立组织机构代码、税务登记号等信息，并提供相关证明文件；

　　（3）对于租赁客户，要求提供租赁合同、租金缴纳证明等相关资料。

　　2 、档案管理

　　（1）分类管理：根据档案类型进行分类管理，如个人住户档案、企事业单位客户档案、租赁客户档案等；

　　（2）档案编号：为每个客户档案分配唯一的档案编号，并进行标识和记录；

　　（3）档案整理：定期对客户档案进行整理和清理，确保档案的完整和准确；

　　（4）档案存储：建立专门的档案室进行存储，对档案进行保密、防火、防潮等处理；

　　（5）档案查阅：保障客户合法权益的前提下，提供方便快捷的档案查阅服务。

　　四、档案内容和更新

　　1 、基本信息

　　（1）个人住户档案：包括客户姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、住址等；

　　（2）企事业单位客户档案：包括单位名称、组织机构代码、税务登记号、联系方式、办公地址等；

　　（3）租赁客户档案：包括租赁合同、租户姓名、联系方式、租金缴纳证明等。

　　2 、动态信息更新

　　（1）客户迁入、迁出信息；

　　（2）客户家庭成员变动信息，如婚姻状况、子女入学等；

　　（3）客户单位经营情况、税务信息等。

　　五、档案保密与安全

　　1 、保密措施

　　（1）对客户档案中的个人隐私信息，如身份证号码、联系方式等进行严格保密；

　　（2）严格限制档案查阅权限，只允许授权人员进行查阅和使用；

　　（3）加强信息系统的安全保护，防止未经授权的人员获取档案信息。

　　2 、档案安全措施

　　（1）档案室要求严格控制出入口，防止非法人员进入；

　　（2）档案室配备专门的监控设备，保证档案安全；

　　（3）定期备份档案数据，防止档案丢失或损坏。

　　六、档案利用与管理

　　1 、信息查询和报表

　　（1）客户档案应提供方便快捷的查询和统计功能，以满足物业日常工作的需要；

　　（2）定期生成客户档案报表，提供给物业决策相关人员使用。

　　2 、客户服务与管理

　　（1）根据客户档案提供个性化的服务和管理；

　　（2）定期与客户进行沟通和联系，了解客户需求和意见；

　　（3）在重要事项变化时及时更新客户档案。

　　七、改进措施与建议

　　1 、不断优化客户档案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技术，实现客户档案的电子化管理；

　　3 、定期组织员工培训，提高档案管理水平和服务质量。

　　综上所述，物业客户档案管理制度的建立和实施对于提高物业服务质量、加强与客户的沟通和合作具有重要意义。只有通过完善的档案管理制度，才能更好地服务客户，提升物业管理水平。八、档案管理流程

　　为了确保物业客户档案管理的规范和高效，需要建立一套完整的档案管理流程。

　　1 、档案建立流程

　　（1）接收客户信息：物业管理人员应在客户入住物业前，要求客户提供个人身份证明、联系方式、家庭成员及单位情况等基本信息。

　　（2）档案登记：将客户提供的信息进行归档，并为每个客户分配唯一的档案编号。

　　（3）信息核实：核实客户提供的信息的真实性和准确性，确保档案信息的可靠性。

　　（4）档案归类：根据档案类型进行分类管理，如个人住户档案、企事业单位客户档案、租赁客户档案等。

　　（5）档案存储：将客户档案存放在专门的档案室中，做好防火、防潮、防盗等安全措施。

　　2 、档案更新流程

　　（1）定期更新：根据客户提供的个人住户或单位信息的变更情况，对客户档案进行定期更新。

　　（2）动态信息更新：包括客户迁入、迁出信息、家庭成员变动信息等，及时更新到客户档案中。

　　（3）档案查阅：对于需要查阅和使用客户档案的人员，需要经过授权，并按照相关流程进行查阅，避免档案信息泄露。

　　3 、档案整理和清理流程

　　（1）定期整理：定期对客户档案进行整理和清理，删除过期和无效的档案信息，保持档案的完整和准确性。

　　（2）档案装订：对于松散的档案文件，进行装订和整理，提高档案的可读性和保存性。

　　（3）档案归档：将整理好的客户档案按照规定的流程和标准进行归档，确保每个档案的存放位置和状态清晰可见。

　　4 、档案保密和安全流程

　　（1）保密措施：对客户档案中的个人隐私信息进行严格保密，不得泄露和滥用。

　　（2）权限控制：对于需要查阅和使用档案的员工，进行权限控制，确保档案信息的安全。

　　（3）档案安全：加强档案室的安全防护，限制非授权人员的进入，定期检查档案室的安全设施和防护措施。

　　九、档案管理系统引入

　　为了提高档案管理的效率和便利性，可以引入信息技术，实现客户档案的电子化管理。

　　1 、电子档案建立：建立客户档案的电子数据库，并将所有客户档案中的.信息进行电子化处理，提高信息存储和检索的效率。 2 、档案管理软件：引入专业的档案管理软件，实现对客户档案的全流程管理，包括档案建立、档案更新、档案整理、档案查阅等功能。

　　3 、档案安全措施：对电子档案进行加密和备份，确保档案信息的安全性和完整性，防止意外丢失和损毁。

　　4 、电子档案查询和报表：通过电子档案管理系统，可以方便快捷地进行客户档案的查询和生成报表，提供给物业决策相关人员使用。

　　十、员工培训和质量管理

　　为了提高档案管理人员的专业水平和服务质量，需要进行定期的员工培训和质量管理。

　　1 、培训内容：包括档案管理制度、档案管理流程、档案管理软件的使用等方面的培训。

　　2 、质量评估：定期评估档案管理人员的服务质量和工作效率，及时发现问题并进行改进。

　　3 、绩效考核：将档案管理人员的档案管理质量和工作效率纳入绩效考核体系，激励和奖励优秀表现的人员。

　　十一、总结和建议

　　物业客户档案管理制度的建立和实施对于提高物业服务质量、加强与客户的沟通和合作具有重要意义。通过健全的档案管理制度，可以确保物业客户信息的统一、完整和准确，提高物业服务效率和水平，提供可靠的数据参考，加强与物业客户的沟通和合作。此外，引入信息技术，实现客户档案的电子化管理，可以进一步提高档案管理的效率和便利性。同时，通过员工培训和质量管理，可以提高档案管理人员的专业水平和服务质量。在实施档案管理制度的过程中，还应不断优化流程，提高工作效率，同时保障档案的保密和安全性。

　　综上所述，只有通过完善的物业客户档案管理制度，才能更好地服务客户，提升物业管理水平。在未来的工作中，我们应不断总结经验，改进工作方法，进一步提高物业客户档案管理的水平和质量。

物业档案管理制度9

　　美术馆物业管理制度和档案的建立与管理

　　档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对美术馆的物业管理形式，做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录，计算机系统对原始文件资料进行管理，完善档案管理工作，从物业管理的'角度记录每一个住宅单元的生活档案，配备专职档案管理人员，建章立制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

　　(一)档案制度建立与管理

　　1、主要思路

　　档案资料分类:依据美术馆的具体情况，管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中，注重对原有资料的整理，找到过往管理中存在的缺陷和不足，并进行重新的分类和补充，使其符合对美术馆细致管理的需求。

　　档案建立抓住重新接管这一契机，整理住户全面的原始资料，并对陈旧部分进行及时的修正，最大限度的明确现有物业状况和业主的自然状况，作为分户管理的档案基础，以方便接管后日常管理。

　　档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重，互相补充，形成美术馆管理的无盲点网络。

　　区内各项管理工作必须建立档案资料，依照'采取的管理方式'中制定的规范程序，逐一建档，形成标准化、制度化的档案管理体系。

　　2、建立档案、资料的分类检索

　　1)业主提供的资料

　　a、项目批准文件

　　b、用地批准文件

　　c、建筑执照

　　d、拆迁安置资料

　　2)技术资料

　　a.总平面图

　　b.单体建筑、结构、设备竣工图

　　c.消防、附属工程及地下管网竣工图

　　d.地质勘测报告

　　e.工程合同开

　　f.竣工报告

　　g.工程预决算

　　h.图纸会审记录

　　i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)

　　j.隐蔽工程验收签证

　　k.沉降观察记录

　　l.竣工验收证明书

　　m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书

　　n/新材料、构配件的鉴定合格证书

　　o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书

　　p.砂浆、混凝土试块试压报告

　　q.供水的试压报告

　　r.绿化工程竣工图纸及相关资料

　　s.其他技术资料

　　3)管理处建立的资料

　　a.住宅区基本资料

　　b.住宅区分区资料

　　c.商业网点资料

　　d.娱乐设施资料

　　4)住户资料

　　a.住户入住资料

　　入住通知书

　　入住协议书

　　b.家庭人员档案

　　住户情况登记表

　　(二)管理处各项管理制度目录

　　序号文件名称文件编码

　　1管理处内部岗位设置、标准xx.00.01

　　2职业安全健康职责xx.00.02

　　3物料管理办法xx.00.03

　　4停电停水应急预案xx.00.04

　　5水浸应急预案xx.00.05

　　6治安应急预案xx.00.06

　　7文件质量记录管理办法xx.00.07

　　8犬类管理办法xx.00.08

　　9保安岗位架构图xx.01.01

　　10保安运作规程xx.01.02

　　11人员出入管理办法xx.01.03

　　12监控中心管理办法xx.01.04

　　13车辆管理办法xx.01.05

　　14保安岗位操作规程xx.01.06

　　15安保岗位标准xx.01.07

　　16燃放烟花爆竹管理规定xx.01.08

　　17保洁岗位监管规程xx.02.01

　　18绿化(地)养护监管规程xx.03.01

　　19消防安全管理办法xx.04.01

　　20火警应急预案xx.04.02

　　21消防设备(设施)运行管理办法xx.04.03

　　22消防设备(设施)操作规程xx.04.04

　　23消防管理制度xx.04.05

　　24消防设备(设施)维修保养规程xx.04.06

　　25弱电设备(设施)运行管理规定xx.04.07

　　26弱电设备(设施)操作规程xx.04.08

　　27弱电设备(设施)维修保养规程xx.04.09

　　28弱电设备(设施)安全管理制度xx.04.10

　　29电梯设备监管办法xx.05.01

　　30电梯故障紧急预案xx.05.02

　　31供配电设备(设施)安全管理制度xx.06.01

　　32供配电设备(设施)运行管理规程xx.06.02

　　33供配电设备(设施)操作规程xx.06.03

　　34供配电设备(设施)维修保养规程xx.06.04

　　35电工安全操作守则xx.06.05

　　36给排水设备(设施)安全管理制度xx.07.01

　　37给排水设备(设施)运行管理规程xx.07.02

　　38给排水设备(设施)操作规程xx.07.03

　　39给排水设备(设施)维修保养规程xx.07.04

　　40管道维修工作规程xx.07.05

　　41房屋设备(设施)安全管理制度xx.09.01

　　42房屋设备(设施)运行管理规程xx.09.02

　　43房屋设备(设施)操作规程xx.09.03

　　44房屋设备(设施)维修保养规程xx.09.04

　　45房屋、设备设施巡视内容与要求xx.09.05

　　46设备完好率标准xx.09.06

　　47房屋、设施维修保养规程xx.09.07

　　48服务供方质量监管规程xx.10.01

　　49雨

　　天防滑管理办法xx.10.02

　　50业户管理办法xx.11.01

物业档案管理制度10

　　为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。

　　一、档案的分类：

　　1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。

　　2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。

　　3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。

　　4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。

　　5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。

　　6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。

　　二、存档：

　　1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。

　　2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。

　　（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。

　　（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。

　　（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。

　　（4）文件的电脑存档。

　　（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。

　　（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的`信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。

　　三、借阅：

　　1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。

　　2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。

　　3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。

　　4、借阅的'资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。

　　5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。

　　四、专业技术资料的管理

　　1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。

　　2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。

　　3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。

　　五、文档的销毁

　　1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。

　　2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。

　　3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。

　　六、档案立卷

　　每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。

　　七、附则

　　1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。

　　2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。

　　3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。

　　4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。

物业档案管理制度11

　　1、目的

　　使公司的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2、适用范围

　　公司所有档案的管理。

　　3、公司资料室文档资料管理

　　3.1公司资料室文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规；重要资料及文档资料的电脑备份；人事资料；业主资料资料等。

　　3.2文档资料收集及整理：人事资料由行政人事经理助理负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找；财务资料由财务部负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引；其他资料由综合文员负责统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引。

　　3.2物业管理相关政策、法规：由综合文员负责从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改文件。

　　3.3重要资料：由综合文员负责收集，主要包括：外出考察资料，重要资料归属重要资料类文件夹。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1内部管理文件：以公司名义下发的人事、行政类文件。

　　3.4.2人事制度：公司各种人事政策，条例和规定等。

　　3.4.3行政制度：公司各种行政制度、条例和规定等。

　　3.4.4重要通知及通报：公司各种重要的通知、通告。

　　3.4.5公司会议纪要：总经理办公例会、部门经理例会和以公司名义组织的专题会。

　　3.4.6以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

　　3.4.7各部门呈报的工作计划、申请报告及管理规章制度等，由综合文员责收集、跟踪处理结果，并交综合文员存档。

　　3.4.8公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等，由行政人事部负责在将已处理完成的文件交综合文员存档。

　　3.5文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规、合同及重要资料的查阅或复印，需到综合文员办理登记手续。

　　4、各部门文档资料管理

　　4.1各部门文件分类及编制要求：

　　4.1.1各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。

　　4.1.2通常情况下，文件标题定为三号黑体字，文件编号为小四号黑体字，文件内容为小四号宋体字。

　　4.1.3公司各部门（含职能部门、业务部门及临时成立的工作小组等）常用文件类别：

　　（1）人事类：包括人事管理制度、职务任免决定、职责、管理架构、人事通报、通知等。

　　（2）行政类：包括行政后勤管理规定、制度、行政通报、通知、活动计划。

　　（3）通知类：内部各类通知。

　　（4）培训类：培训通知、计划或方案、考核及效果评估等。

　　（5）会议类：部门例会、专题会议、业委会会议等。

　　（6）合同、协议类：部门签定的合同（租赁合同、买卖合同等）。

　　（7）对外文件类：

　　①对政府部门、上级单位、外企业、机构发文等；

　　②对客户发文等：

　　③其它类：如电话表、名单、启示等。

　　4.2质量管理部应保管的资料：

　　4.2.1发展商提供的资料：

　　（1）产权资料；

　　（2）技术资料（含图纸）；

　　（3）交接手续及清单等。

　　4.2.2文档收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。公司质量体系文件规定的质量记录按体系文件要求执行。

　　4.3各类文件更改要求：

　　各类文件张贴或下发后如需更改，必须由原文件审批人审批后，方可执行，并需即作废文件，同时在新文件上注明'以此文件为准'。

　　4.4各类文件发放要求：

　　4.4.1文件的发放应注明发放级别，通常应包括以下几类：

　　（1）部门负责人以上人员阅；

　　（2）主管级以上人员阅；

　　（3）内部传阅；

　　（4）张帖。

　　4.4.2重要文件的'发放应办理签收手续。

　　4.4.3有关公司的重要政策、决议、经营合同（协议书）、行政人事制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

　　4.4.4文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

　　4.5电脑文档管理：

　　4.5.1公司综合文员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

　　4.5.2电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件（行政人事制度、合同、协议书、重要会议纪要等）须加密，且以光盘备份，并指定专人保管，管理情况须在部门经理处备案。

　　4.5.3电脑文档须妥善保存，如需删除，须报部门经理批准。

　　4.5.4与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外还必须存档签名文件。

　　4.6资料管理人员要定期检查专柜，核对件数，做好防火、防盗、防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

物业档案管理制度12

　　1、发文格式中,函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用

　　(1)函:与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作,询问和答复问题等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出现或已经出现了问题,或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'发现行政法规和规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位,要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'会议通知'、'任免通知'。

　　(4)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问等用'报告'。

　　(5)请示:请求上级机关对某项重要工作作出指示,答复和批准事项时用'请示'。

　　2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息

　　(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集;

　　(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集;

　　(3)从物业管理协会会刊中收集;

　　(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料;

　　(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况;

　　(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系,从中获得物业管理的有关文件法规;

　　(7)可从报刊、杂志等资料中收集。

　　3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么

　　(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度;

　　(2)及时做好催还、清退工作,档案材料不得个人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中时间整理前一年的`档案材料;

　　(4)档案工作应统一领导,分级管理。公司办公室负责公司的主体档案,对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查,各职能部门分层管理本部门的档案工作;

　　(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用;

　　(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档;

　　a、档案材料的分类方法主要有:部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。

　　b、档案分类项目一旦确定,要执行到底,不因易人而变更。

　　c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料,可根据材料与类目的密切程度进行归类。

　　(7)档案材料的卷宗的处理:

　　a、对无主题的材料应拟定确切的标题;

　　b、所有归档材料均须编号,并按序号进行先后排列;

　　c、填写材料目录表,其主要内容有:顺序号、发文部门、标题、文号和日期;

　　(8)确定档案材料的保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存,并按类上架进柜,注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生,要经常对档案材料进行检查。

　　4、物业管理应保存的基本材料有哪些

　　物业管理公司应保存的基本材料有:会议记录;上下行文;政府文件;工作计划、总结、报告;规章制度;调查分析;重大事件和投诉;工作检查、评比记录;物业管理委托合同;物业管理各项分承包合同、协议;公司人事材料;治安事件记录、处理材料;各工程竣工图纸、验收合格证明材料;技术图纸、工程档案;客户/业主档案;固定资产清单;财务凭证、帐册、报表;财产和物资单据;各类经营证明、证件等。

物业档案管理制度13

　　一、档案分类

　　1、一般文档:

　　①人力资源工作中形成的台帐、报告，以及搜集到的招聘等相关工作业务资料，由经办人保存，年终根据内容价值酌情归档。

　　②总办正式形成发出的文件、传真、通知、人事制度及相关原则规定等，除保密薪资文件外，均应保存一份原件或复印件归档，年终按内容类型、成文时间编号装订成册。

　　③外部文件包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文、社会公开资讯等，应作为公开业务资料共享。

　　2、人事档案

　　①人事档案:员工进入公司后相关人事档案材料。

　　②员工人事档案:员工进入公司后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件等备查资料。

　　二、档案管理规定

　　1、人事档案管理

　　①总办负责公司员工人事档案的管理;

　　②总办在员工入职当天建立员工人事档案;

　　③员工离职，办理相关手续后，总办将离职人员档案永久、专门存放;

　　④人事档案管理应严格执行国家和公司有关规定，查阅员工人事档案应经总办主任批准，并办理相关手续，档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

　　2、人事档案建立

　　①员工人事档案是公司为每个员工建立的内部人事档案。凡进入公司工作的员工，总办需为其建立人事档案，包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。

　　②员工在入职前，需到总办送交个人履历材料、近期免冠照片、学历学位证书复印件、身份证复印件、职业技能证书复印件及能证明其工作能力和奖惩状况的相关材料。由总办专人负责，连同求职申请表归档保存。

　　③员工试用期满考核合格后，公司与其签定的'劳动合同及相关薪酬福利归入人事档案。

　　④员工在转正后的教育培训、奖惩、绩效考核、晋升等工作资料及时归入人事档案。

　　⑤员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门归类。其中不包含秘密内容，总办员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的人事档案。任何部门和个人非经允许无权随意更改、销毁公司员工人事档案材料。

　　三、附则

　　1、公司所有人事档案仅供公司内部使用，由总办负责统一管理。

　　2、其他各部门人员应积极配合总办，做好档案管理工作。

物业档案管理制度14

　　物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的,尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节,然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后,几乎每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施,还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展,无论是物业管理还是档案管理,都在向着现代化的管理目标迈进,物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

　　物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善,物业档案的种类也在不断增加。

　　一、档案管理运作环节

　　1、设立档案室,采取系统化、科学化、现代化的先进手段,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。

　　2、资料的收集坚持内容真实的原则,根据实际资料和信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大资料的来源渠道。

　　二、资料分类整理

　　收集后的所有信息资料,统一由档案管理员整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的'来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。

　　三、档案内容

　　范围分类资料内容

　　房产公司提供资料产权资料立项文件、工期批复文件、规划会审文件、规划用地许可证、土地证、扩初会审文件、建设规划许可证

　　技术资料规划图、竣工图、地质勘察报告、工程预决算书、图纸会审记录、竣工验收证明书、总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料

　　管理处建立的资料物业资料小区基本资料、商业网点资料、娱乐设施资料、路标、门牌、室号配置图

　　业主资料入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请表、房屋交接单