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外贸业务管理制度

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外贸业务管理制度

　　在不断进步的社会中，很多地方都会使用到制度，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是小编为大家整理的外贸业务管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

外贸业务管理制度

外贸业务管理制度1

　　第一章总则

　　第一条为了规范外贸业务管理，提高工作效率，保证经营利益，遵守法律法规，制定本制度。

　　第二条外贸业务管理制度是适用于我公司所有外贸业务活动的管理规定，包括但不限于：订单管理、合同管理、运输管理、质量管理、售后服务管理等。

　　第三条外贸业务部门负责具体执行本制度，并负责对全公司其他部门进行业务培训和管理指导。

　　第四条所有从事外贸业务的员工，必须严格遵守本制度的规定，履行各自的职责，确保业务的顺利进行。

　　第二章订单管理

　　第一条订单的接收

　　1. 外贸业务部门接收到订单后，应及时确认订单的相关信息，确保订单内容准确无误。

　　2. 确认订单后，应及时将订单其他相关部门，如采购部门、生产部门等进行通知。

　　第二条订单的安排

　　1. 外贸业务部门根据订单的实际情况，合理安排生产和运输的时间和方式，并与相关部门进行沟通。

　　2. 在订单安排过程中，需考虑产品的库存量、生产能力、运输成本等因素，并提前预警风险。

　　第三条订单的跟踪

　　1. 外贸业务部门应及时关注订单的执行情况，确保订单按时交付。

　　2. 如出现订单延误或问题，应及时与客户进行沟通，并寻找解决方案，确保客户满意。

　　第四条订单的结算

　　1. 在订单完成后，外贸业务部门应及时整理相关资料，进行订单结算。

　　2. 结算过程中应严格按照合同约定的收款方式和时间进行，同时保证收款流程的合法合规。

　　第三章合同管理

　　第一条合同的签订

　　1. 外贸业务部门在与客户进行合作前，应先与客户签订合同，并明确双方的权利和义务。

　　2. 签订合同前应认真审核合同内容，确保合同的合法合规，及时与相关部门沟通，确保合同能够得到履行。

　　第二条合同的履行

　　1. 外贸业务部门应根据合同的约定，及时安排好产品的生产和运输，确保合同的履行质量和时间。

　　2. 如在合同履行过程中出现问题，应及时与客户进行沟通，并商定解决方案，以便顺利完成合同。

　　第三条合同的变更

　　1. 如果发生合同变更的情况，外贸业务部门应及时与客户进行沟通，并及时修改合同。

　　2. 合同变更需要经过相关部门的审批，确保合同变更的合法合规。

　　第四条合同的归档

　　1. 在合同履行完毕后，外贸业务部门应及时整理归档合同的'相关资料，存档备查。

　　2. 合同归档应分类存储，并定期进行备份，确保合同资料的安全性。

　　第四章运输管理

　　第一条运输方案的确定

　　1. 外贸业务部门应根据合同的约定和产品的特性，确定合适的运输方案。

　　2. 运输方案需要与物流部门进行沟通，确保运输的安全和准时。

　　第二条运输跟踪

　　1. 外贸业务部门应及时跟踪运输的进程，确保货物按时到达目的地。

　　2. 如出现运输问题，应及时与物流部门和客户进行沟通，并寻找解决方案，以保证货物的安全和交付。

　　第三条运输费用的结算

　　1. 运输费用应根据合同约定进行结算，确保运输费用的准确性。

　　2. 运输费用的结算需与财务部门进行对账核对，确保结算的准确性和合法合规。

　　第五章质量管理

　　第一条产品质量控制

　　1. 针对外贸产品的特点，外贸业务部门应制定和执行产品质量控制计划。

　　2. 产品质量控制计划需详细说明质量标准、检测方法、采样规则等层面，并进行内部和外部质量审核。

　　第二条不合格品管理

　　1. 外贸业务部门应及时发现和处理不合格品，并与生产部门和相关部门进行沟通，寻找解决方案。

　　2. 不合格品需进行记录和归档，并根据不合格品管理程序进行后续处理和改进。

　　第三条售后服务管理

　　1. 外贸业务部门负责客户的售后服务，确保客户在使用过程中出现问题时能够得到及时解决。

　　2. 售后服务需记录客户的问题和解决方案，并与相关部门进行沟通，提供产品改进的建议。

　　第六章其他管理规定

　　第一条数据统计与分析

　　1. 外贸业务部门应定期进行数据统计和分析，分析销售情况、客户需求、产品质量等方面的数据，以提供经营决策的依据。

　　2. 数据统计和分析需与其他部门进行沟通和协调，确保数据的准确性和合法合规。

　　第二条培训与交流

　　1. 外贸业务部门应定期组织员工进行业务培训，提高员工的业务水平和技能。

　　2. 外贸业务部门需要与其他部门进行交流和合作，共同解决业务中出现的问题。

　　第三条法律法规的遵守

　　1. 外贸业务部门需遵守国家和地方相关法律法规，确保业务的合法合规。

　　2. 如有违法违规行为发生，外贸业务部门应及时进行整改并向上级部门报告。

　　第七章附则

　　第一条本制度的解释权归公司所有，如有需要，需经公司管理层的批准后方可进行修改和调整。第二条本制度自颁布之日起执行，废止以前的外贸业务管理制度。

　　第三条本制度解释权归公司法务部所有，如对本制度有任何疑问，可向公司法务部咨询。

　　第四条本制度的修订和调整需经公司法务部和外贸业务部门的审查和批准。

　　第五条公司所有员工都有义务遵守本制度的各项规定，如违反本制度的规定，将受到相应的纪律处分。

　　第六条本制度由外贸业务部门负责具体执行，并负责对公司其他部门进行业务培训和管理指导。

外贸业务管理制度2

　　一、外贸业务员在电子商务平台上借接来的订单或通过其他渠道自费开发的订单，一律按实际销售回款进行提成。

　　二、报价统一由董事长制定报价单，若有新款没有报价单时，应先报董事长核定价格之后再报，若确实有特殊情况，则外贸人员应在报完价后汇报董事长。

　　三、提成比例采取浮动制原则，销售合同款100万人民币以下（含），按1%提；100万―300万，按1.5%提；300万―500万，按2%提；500万―1000万，按2.5%提；1000万以上按3%提，并且公司另行额外奖励。提成的发放以货款回收后三个月内予以兑付。

　　四、公司领导开发的客源及其他业务员并非关联中介所获得的.客户下单，交由业务员跟单时，业务员享有比例提成，提成比例为0.5%。

　　五、订单/合同在执行中，非业务员因素造成的损失，业务员不承担任何比例赔偿责任，因业务员操作失误和工作不到位造成的损失，依失误大小和关联程度进行赔偿，原则上不高于业务员年度提成累计总额的80%。

　　六、如果客户要求寄样品，可以在向董事长申请后不要客户付样品费和快递费。

　　七、工资发放条例：外贸业务员工资1200元保底基数，每个业务员的考核基数是6万人民币/季，三个月内销售额不能达到6万人民币的，公司考虑将其换岗位。

　　八、货款回收条例：资金流转是公司的命脉，货款回收关系公司职工的切身利益和企业的正常运转，业务员应该负起对所做订单的销售回款的催收责任，国际业务订单订的付款方式必须严格按照30%的预付款，余款在拿到提单传真给客户后付清。需特殊处理的客户，必须由董事长批准。

外贸业务管理制度3

　　一，认真。

　　我们不需要聪明的人，但我们需要的人一定是认真负责的人。任何一件事，只要你选择了，就请你全力以赴，完美，做到最棒。否则，宁可不做。认真让你的未来与众不同！

　　二，目标。

　　我们需要有目标的人，告诉我们你需要什么，我们会和你一起制定目标，并一起实现。懂得设定自己的周目标，月目标和年目标！

　　三，主动。

　　无论是与人沟通，还是做业务，请问今天你主动出击了几次？

　　业务成功的速度=勤奋*主动出击的速度

　　四，不断学习。

　　学习在乎你有无总结。我们希望你是个不断学习的人，并且让我们看到（比如定期的总结报告，比如有目的性的提问，比如有创新）。不断学习让别人感到你现在就是个与众不同的人！

　　五，团队。

　　团队精神的中心是你要善于分享自己的`成绩，分享自己的快乐，用积极乐观的精神去影响你的队友，把你的心打开和你的队友交流！

外贸业务管理制度4

　　一、业务部职责

　　业务部门负责公司业务的获得和业务过程的操作，其工作范围和职责主要有：

　　（一）负责客户的联络和业务的取得，负责业务流程和实际操作；

　　（二）负责公司业务规划，建立业务台账，监督业务运营；

　　（三）负责公司业务相关资质，证照的办理和年检工作。

　　（四）负责公司业务资料收集、整理和联络

　　（五）配合公司和相关部门的关系处理以及优惠政策的取得。

　　二、业务分工

　　（一）公司负责人兼任业务经理，职责为：

　　1、负责公司国内外客户联络；

　　2、负责公司业务过程监控；

　　3、负责公司业务台账的建立和记录；

　　4、负责公司国外事务的管理和执行；

　　5、负责公司资金的运作和审批管理；

　　6、处理公司所有突发事件；

　　7、公平合理的安排工作任务。

　　（二）公司业务人员职责

　　1、公司业务单证的传递和回收；

　　2、业务询价和初步报价；

　　3、业务资料的收集整理；

　　4、业务过程的随时跟踪；

　　5、业务证照的办理和年检；

　　6、业务运输发货和海关商检等手续的'办理；

　　7、配合财务人员的各项工作中得车辆使用；

　　8、所有客户资料的备案；

　　9、完成领导交办的事物。

　　三、业务流程

　　1、取得业务后两日内应当立即将核销单和报关手续交付报关运输单位或者客户；

　　2、核销单在财务备案去处以后应当立即发出并在发出以后一个月内负责催收报关单、核销单和运输手续；如不能及时收回，需要向公司负责人阐述理由；

　　3、取得相关业务单证两日内必须立即交给财务人员准备退税手续；

　　4、公司业务经理交办的价格咨询和运输咨询等业务必须在两日内以口头或者书面方式向业务负责人交代办理结果；

　　5、公司相关资质和证照的办理必须在规定时间内完成；

　　6、领导交办的业务事项和其他事项必须在两日内拿出结果，未办理妥当，必须有正当的理由；

　　四、处罚

　　违反以上任何一条，未给公司造成损失的，每次罚款50元；给公司造成轻微损失的，相关责任人要予以赔偿并接受公司罚款处理；造成较大损失的，由公司董事会研究对其进行处罚；

外贸业务管理制度5

　　成本核算管理制度

　　外贸业务员管理制度

　　办理客户业务前的准备工作

　　营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥。

　　(一)营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决,应即向主管经理请示如何处理。

　　(二)营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需要。

　　(三)营业助理应客户所需,代订饭店房间、并于前一天应再与饭店联络,不可有误。

　　(四)营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥OOL。

　　(五)如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。

　　客户接待工作

　　(一)如需到机场迎接,营业部助理应向总务科安排接机事宜,并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。

　　(二)如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程。

　　(三)如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。

　　客户来访接待

　　(一)赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。

　　(二)如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备。

　　(三)如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命。

　　客户接洽业务

　　(一)营业部经理及助理陪客户挑选样品。

　　(二)经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数,最近工厂价格。如有必要,得与有关科长协调报价。如客户是以C&F或CIF条件采购者,应即计算所拟报单位数量的运费,如该产品客户以前曾购买者,则应记录前次厂价与卖价。

　　(三)与客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草图。

　　(四)如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。

　　(五)如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归还原处。

　　(六)客户如有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因并告以何时答复。

　　(七)与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。

　　整理报价单

　　(一)应客户需要,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理与采购部有关科长协调整理报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户。

　　(二)客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份。如是C&F或CIF时,报价单上的材数不予打出。

　　(三)营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交装押助理。

　　成本核算管理制度

　　(四)所有寄国外信件,报价单若其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量，必须在当日内完成。

　　开国内订单

　　营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单,并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。

　　(一)订单上唛头可采用下列方式:

　　1.刻章。

　　2.打字。

　　3.由营业助理书写清楚。

　　(二)如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出"订单更改通知",并与原国内订单留底联装订一起。

　　(三)如是将国内订单改开另一工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明,"本订单是原订单号重开,原订单作废"并于存档报价单联及资料卡或PRICE LIST上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理。

　　(四)原国内订单如是改开别家工厂时,须用特别编号,举例如下:

　　KR-1021 (此为改开订单号码)

　　K-1021 (此为原订单号码)

　　(五)需动退的`货,外箱上要打记号,应于订单上特别注明,告知工厂。

　　(六)如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办GUOTA才可出口。

　　(七)印制样品请款时,务必附上样品才可付款。

　　(八)订单一个ITEM在￥5,000以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责。

　　(九)凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切的责任由营业助理负责,但装押助理协助催货。

　　开妥国内订单

　　(一)国内订单开妥后,须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。

　　(二)开妥国内订单送主管经理核阅签名后:

　　1.留底联存查。

　　2.工厂联及签回联及验货联交管制中心。

　　3.装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。

　　4.签回联逾10天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超过美金20xx元或人民币8万元以上者,通知有关副(助)理或外务员负责签回,(如金额未超过以上金额者不必硬性签回),如超过美金5,000元者,务必由各有关科长签回。

　　5.管制中心收到签回联时,核对单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。

　　(三)营业助理收到出货样品时,须详查出货样品的品质规格是否符合客户要求,如符合则呈阅主管经理后将出货样品自行保管,否则即刻请示旅客经理如何处理,验货平面由主管经理核阅后收回再保留。

　　1.北部地区助理取回出货样品,仍交由管制中心销案后,自行保管。

　　2.送他仓库的出货样品亦需取回,但贵重及体积太大的,助理可自行决定是否取回。

　　(四)工厂收到订单要求承办助理改价,须由经理决定不可自作主张。

　　成本核算管理制度

　　索取样品

　　(一)客户未订购,但要求样品的项目应请示主管经理会同采购部有关科长向何家工厂索取样品,并填妥样品索取函,以三联交收发中心以一承留底。

　　(二)客户已订购者,应按报价单国内订单上规定数量向有关工厂索取样品。

　　(三)索取样品如急迫时,以电话与有关工厂及外务员联络。

　　(四)重要样品如在限期内仍未收到回音时,应即填写"重要样品逾期追问单",交有关采购科长采取紧急措施。

　　(五)对外务人员交办的事项,应随时督促如期完成,如有任何困难时请示主管经理处理。

　　(六)收到工厂样品后应即详细检查是否完好无缺,如有规格不符或损坏应速通知工厂重寄,并嘱咐注意改善及小心包装。

　　(七)向工厂索取样品时,要注明该工厂产品的编号,如无工厂编号,须附上草图或相片。

　　(八)向工厂索取样品时,请勿写客户及地区名称。

　　(九)外借样品申请单上一律附上2"×3"相片留底。

　　(十)内借(暂借)样品应于资料中心登记。

　　(十一)凡一个ITEM拍成一张的相片均以2"×3"为主。

　　附件:

　　索取样品职责的划分:

　　1.旧样品一律由营业部直接向工厂或外务员索取，若无法取得,请科长提供资料,由助理继续索取,到完成为止。

　　2.新样品一律要科长负责索取,所谓新样品包括:

　　(1)客户送来的样品(图片)。

　　(2)旧样品但有部分更改者。

　　①外务员编制隶属采购部,但其工作直接对营业部负责。

　　②有订单的新样品由科长负责索取样品到底。

　　③无订单的新样品索取期限已届,科长无法完成,应呈所属经理,说明理由。

　　寄样品给客户

　　在收到工厂所寄来的样品上,贴妥本公司标签与ITEM NO.品名

　　(一)如以海邮或空邮寄出者,应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLE INVOICE五联,在第四联上签名及注明日期交包景裹组寄出,将第三联随同样品装入箱内。第一联寄客户,第二联交收发归档,第五联自存。

　　1.如样品数量过多或价值过高,而交涉仍需付样品费者,应于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客户索取样品费及邮费。

　　2.每3个月依自存的第五联SAMPLE INVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用,打DEBIT NOTE用会计科长名义向客户索取。

　　3.寄国外包裹,由各助理自行包好,装入箱内"

　　4.如寄出SMP需办出口配额者,承办助理应特别注意事先办理。

　　(二)如以航空货运方式寄出者,应打SAMPLE INVOICE六联单价打上虚价(不实的价格)第一联于样品寄出后随函寄给客户,第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人，六联自存。收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确,如航空货运公司计算佣金时核对,其余交秘书室存档,如航空运费为本公司支付者,须客户确实收到货品时才可签付运费。

　　(三)所有寄出国外的样品须由经理过目,再行寄出。

　　□客户来电来函来样品

　　(一)收到客户来电来函,应立即请示经理如何处理。

　　成本核算管理制度

　　(二)收到客户来拟仿制的样品,或寄来的目录相片,其开发报价等,应即请示主管经理。若有居交订单者,请公司予以奖励。

　　(三)主管经理外出时,营业助理应在自己能力范围内所能管的事先行管理,主管经理返公司后,再呈报处理经过如系紧急事项,应设法与主管经理取得联络,以便迅速处理。

　　□须经确认样品、印刷品

　　(一)如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经国外客户确认通过后,立即以公司印的表格,寄交工厂及有关外务员,留底一份交装押签收,并在原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存。如以电话通知工厂,应补寄通知以便安排出货。

　　(二)客户正式确认通过的样品,应会知有关外务员或科长,规格正确以便验货。

　　□验货

　　(一)如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌,因地区偏远无法前往承制厂商货或因承制厂商品质差,外务人员不能决定可出货时,外务人员来电或来函通知，营业助理应即请示主管经理如何处理。但北部地区、广州地区不论任何情况,应通知外务员必须亲往验货。

　　(二)营业助理因解决重要问题须往工厂时,应填出差申请表返回公司后凭出差报告表,向总务科请领差旅费。

　　(三)所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员,以便协助催货,如助理需到仓库验货,自行找装运联或留底联。

　　□申请国外(内)佣金赔偿

　　(一)营业助理填妥申请书,送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长,如赔偿须扣工厂者于表上注明并另填写扣款单一份交会计,一份交稽核,一份交采购科长,一份留底,以便工厂请款时扣除,如是亲交来公司的客户,须备妥收据及护照影本送交会计制单。

　　(申请书为四联,其中一份留底)

　　(二)在支付国外佣金时必须:

　　1.与国外公司订佣金可在任何地点支付的契约影本交会计。

　　2.每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领。

　　(三)押汇科长收到国外汇款支出申请单,送交有关会计签收一份,另一份交稽核。

　　□对样品处理

　　(一)出货样品:营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。

　　(二)收到工厂新样品,呈阅主管经理后,应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料。

　　(三)承办助理收到新样品,应从速送采购部,如获订单,可得奖金。

　　(四)有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列于样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。

　　(五)如需向商业部门借出样品时,应填写"样品外借申请单"连同彩色照片呈总经理核后方可借出。

　　(六)如有不可陈列的印刷盒,由承办助理于出纲SMPL上注明"不可陈列"字样,先交管制中心销案后,再由管制中心送交承办助理保管。

　　□注销国内订单

　　(一)营业助理向装押助理签收"营业部订单货款支付核准单"须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管制中心核对,无误后签名呈阅经理,并将原国内订单底上予以注销。

　　(二)凡有退关税或退货物税的工厂在未结关前请款一律保留50%(包括送仓库货)，如工厂急需货款,亦应先开来保证票。

　　□接到报价单与国内订单

　　成本核算管理制度

　　装押助理收到由营业助理转来的报价单与国内订单时,应核对报价单与国内订单上包装、数量是否完全相符,如发生错误或有疑问时,应即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。

　　□签收L/C影本

　　(一)押汇科长收到L/C后,即影印一份送交营业经理签收,再转交营业助理核阅并在存档的O/C上登记L/C号码,S/D、V/D以及金额后,交装押助理。

　　(二)L/C可能发生的问题如下:

　　1.收到L/C时须先核对总金额、数量、单价是否正确。

　　2.收以L/C当天时,如距有效日少于三天,即须向主管经理提出。

　　3.通常L/C是可分批,如不可分打,须向主管经理提出。

　　4.如由本地无直接船可到达的港口,须看L/C是否可以转船,如不可以须请示主管经理,必须特别注意出口港不能指定为本地港口。

　　5.核对受益人全名、地址有无错误。

　　6.核对交易条件是为FOB、CIF、C&F是否相符。

　　7.L/C内容有无错误字。

　　8.有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。

　　9.如同一富户有数张L/C时须看有无规定可予合并。

　　10.如L/C直接由国外客户寄来,而未经银行登记,须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。

　　11.如远期付款的L/C应查看利息,是否由买方负担,如否应即请示主管经理。

　　12.如有怪异字眼,或条款有违常理者,应即请示主管经理。

　　□装船通知单

　　(一)依照国内订单的规定交货日期一个月至一个月前开始作业,由装押助理按外勤人员的报告或直接与工厂联系后填写装船通知单。

　　送货柜场者:共四联

　　第一联:

　　寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。

　　第二、三联:

　　(1)寄有关外务员,在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、才积、未能如期交货原因后寄回经理,再交装押助理协调安排出货。

　　(2)如每一ITEM超过,美金5000元者,第二联交有关科长,第三联仍寄交外务员。

　　第四联:装押助理存查。

　　货送仓库者:填"送仓装船通知单",共二联

　　第一联:

　　寄工厂,由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后,再送收发。

　　第二联:

　　装押助理存查。

　　如重要订单未能如期交货,得填写"重要订单逾期追问单"交有关科长协助处理。

　　(二)如国内订单规定收到L/C后才通知生产者,收到L/C当日即在装船通知单上注明"L/C已收到"，船期通常以S/D期限前三星期为宜。(弹性应用)

　　(三)如国内订单规定须等样品确实通过才生产者,当收到客户确认函电时,由营业助理填写确认函交工厂,并将留底联交有关装押助理签收,并在国内订单装运联上登记后,再交回营业助理,以便安排船期。

　　(四)如出口美、日地区,应将经济部商品检验局的原料来源加工处所切结书空白数份填妥,可成本核算管理制度

　　随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回,才回经济部商品检验局申请产地证明书。

　　(五)需确实注意出口货品是否含有须办退税进口零件,协调报关行后与有关工厂办理手续。

　　□催货

　　(一)送货柜场的装船通知单发出后一星期内如无回音交货,应该会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。

　　(二)退税资料寄来本公司时,应先告知工厂填明承办人姓名,否则经常很多助理有同一家工厂的货,退税资料往往误传,而发生工玫不能退税的麻烦。

　　□收到仓库送来的进货单

　　(一)装押助理收到进货单应即核对，对所列的唛头、数量、包装情况表是否与国内订单符合,如需更正即刻通知仓储科长处理。

　　(二)收到进货单后,需通知助理前往仓库验货,并制订"莱部订单货款支付核准单"。

　　(三)如未通知送货柜场而擅自送来仓库者,应扣运费。

　　□签订S/O

　　(一)依据出货明细表及国内订单装运联所示大约材数计算体积重量。

　　(二)向拟装运的船公司或报关行查是否确实签到S/O。

　　(三)船期如有提前或延后,应立即与工厂联系务必配合。

　　(四)打S/O时须查核是否每张均打,如有漏打,应即时补上,以免报关行在船公司重打,浪费时间。

　　(五)签S/O的时间应提早一星期或两星期,或事先以电话与船公司联络订船位。

　　(六)如装整台货柜时,必须货物实际重不可超过船公司所规定的重,如超过时应请示主管经理处理。

　　□结关前工作

　　(一)如由他库装货柜出货者,应提前将出货明细表一份交仓储科科长,以便送货。(货未到或尚未验货,应在明细表上注明)

　　(二)(如由仓库出卡车者,须在结关前二天将出货明细表交押汇科长,以便及时通知卡车,货未到或尚未验货必须在明细表上注明。

　　(三)须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点,确定时应即通知报关行。

　　(四)于船期结关前一日,确定出货明细表的正确项目、数量,如所出的货有配件印刷工厂者,须于出货明细表上注明。

　　(五)打PRCKING LIST六份,并于其中三分抬头改成INVOICE并于其上注明每家工厂正确全名,统一编号、发票号码,交营业助理核阅。并填写出口登记本四联,第五联(财务)连同PACKING LIST三份INVOICE二份送交押汇科长盖章后,连同退税资料交报关行,一份交会计科长,其中另一份INVOICE自行留底。

　　(六)出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期,应填写结关后七天,如有迟延应写原因。

　　(七)送货当天早上必须联络工厂确实出货时间、卡车号码及到达时间,确定时立即通知报关行。

　　(八)结关当天如有未能确定工厂出货把握者,须立即修改资料,将该纲报关。

　　(九)货如未依时间送达,所发生海关费用及规费应有记录,并于签订单支付核准单时填上应扣数目,注意请款时扣除。

　　(十)装押助理如当日有结关的货,须所有的货到达确实报关完毕,才可下班。

　　(十一)装押助理必须待进货柜场的货确已送达无误才可制"营业部订单货款支付核准单"。

　　(十二)工厂的出货发票要开送货当天的日期、配件，如分批出货,亦需于每一次出货(磅货)即成本核算管理制度

　　开来当天的发票,不可延迟于送货。

　　(十三)工厂如在货未结关前,即已送达货柜场,而有需退货物税或关税者,请款时一律暂时保留50%,并于货款支付核准单上注明此点。

　　结关后工作

　　(一)装押助理须查询报关行及船公司,货是否确实出口无误,如确实无误,将出口明细表一份交会计,另一份送管制中心,并将营业部订半日货款支付核准单交营业助理。

　　(二)催CBC必须确实于结关次日取得,除非以错单出口者,须随时催报关行,最迟须于一星期内取得,否则须向主管经理报备。