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文档档案管理制度

文档档案管理制度

　　在现实社会中，制度的使用频率逐渐增多，制度泛指以规则或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。这些规则蕴含着社会的价值，其运行表彰着一个社会的秩序。大家知道制度的格式吗？下面是小编为大家收集的文档档案管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。

文档档案管理制度

　　一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

　　二、文档管理应指定专人负责（专职文秘），文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

　　三、文件管理员应按以下程序工作

　　1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

　　2、文件保管

　　收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。

　　3、文件收发

　　文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。

　　文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。

　　四、文件存放和销毁

　　1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

　　2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

　　3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

　　4、文件装订存档（每年一次）：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。

　　5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

　　五、文件借阅

　　1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

　　2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。

　　3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

　　六、处理

　　对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

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